Script telefonici per un'agenzia di viaggi: 5 consigli contro costosi malintesi

Script telefonici per un'agenzia di viaggi: 5 consigli per evitare errori costosi

Durante un periodo di vacanza intenso, un'agenzia ha perso quasi migliaia di euro perché i viaggiatori in caso di emergenza finivano sulla segreteria telefonica sbagliata. Buoni script telefonici per un'agenzia di viaggi prevengono tali costosi malintesi e assicurano che i viaggiatori preoccupati ricevano subito la persona giusta al telefono. Di seguito, condivido cinque spunti mirati dallo studio di registrazione con cui può configurare la Sua telefonia in modo chiaro e affidabile.

1. Faccia subito una distinzione tra partenze e nuove prenotazioni

Un menu di selezione chiaro gestisce il picco maggiore del carico di lavoro. Quando qualcuno chiama da un aeroporto con un volo in ritardo, quel chiamante non vuole attendere dietro a qualcuno che chiede tranquillamente informazioni su una vacanza estiva per l'anno prossimo. In studio noto che le agenzie di viaggio spesso vogliono inserire troppe opzioni in un unico respiro.

Mantenga le scelte principali rigorosamente separate:

• Assistenza urgente per i viaggiatori attualmente in viaggio
• Modifiche o domande su una prenotazione esistente
• Nuovi piani di vacanza e consulenze

Dividendo subito questi tre flussi, eviterà che una situazione acuta si aggravi mentre il Suo team prepara un preventivo.

2. Chieda in anticipo il numero di pratica

In studio sento regolarmente passare testi in cui solo alla fine si chiedono casualmente i dati. Se un doppiatore dice solo dopo trenta secondi che il chiamante deve tenere a portata di mano il numero di prenotazione, il cliente inizia solo allora a cercare nelle borse da viaggio o nelle email.

Come suggerimento per la regia do sempre questo: metta l'istruzione pratica all'inizio della frase. Quando un doppiatore formula con calma: "Tenga già a portata di mano il Suo numero di pratica, così un nostro collaboratore potrà aiutarLa subito più velocemente", il Suo team guadagna decine di secondi con ogni telefonata. Questo tempo si accumula enormemente durante i giorni di punta.

3. Formuli un copione di emergenza a prova di errore fuori dall'orario d'ufficio

Un copione di emergenza è un testo di annuncio specifico che guida i chiamanti fuori dall'orario di apertura al servizio di assistenza corretto.

È qui che nella pratica si verificano la maggior parte dei danni. Un'agenzia di viaggi che si limita a comunicare che l'ufficio è chiuso, lascia un viaggiatore bloccato nel panico. Indichi in questo copione esattamente quale numero è disponibile per le emergenze di viaggio, e ripeta quel numero sempre due volte. Faccia in modo che un doppiatore registri quel numero di telefono volutamente più lentamente con una piccola pausa tra i blocchi di cifre, in modo che un chiamante su un binario rumoroso possa annotare subito le cifre.

4. Mantenga un tono calmo e rassicurante

Quando i viaggiatori chiamano riguardo a orari di volo modificati o bagagli smarriti, il loro livello di stress è alto. Una voce eccessivamente allegra o affrettata provoca solo irritazione. Per i nostri clienti fiamminghi, spesso utilizziamo voci che trasmettono calma ed empatia in olandese belga. Per le agenzie di viaggio olandesi, le nostre voci olandesi si abbinano perfettamente a questo. L'intonazione deve combinare calore e controllo: il chiamante deve sentire subito che la situazione è in buone mani.

5. Lavori con un menu di selezione chiaro per destinazione

Se il Suo ufficio è specializzato in soluzioni personalizzate, conviene reindirizzare i chiamanti direttamente al responsabile della destinazione corretta. Niente è più fastidioso per un cliente che dover raccontare tutta la Sua storia di viaggio a qualcuno specializzato solo in city break, per poi essere nuovamente trasferito allo specialista per i viaggi a lungo raggio. Nomini le regioni in modo conciso e senza giri di parole. In questo modo il chiamante arriva subito al collaboratore che conosce veramente la situazione locale sul posto.

Domande frequenti

Quanto può durare un messaggio di benvenuto per un'agenzia di viaggi?

Mantenga il messaggio di benvenuto più breve di venti secondi. I chiamanti vogliono essere aiutati rapidamente, soprattutto quando sono in viaggio. Si limiti a un saluto cordiale, la menzione del Suo ufficio e le scelte principali.### Un'agenzia di viaggi dovrebbe fornire script telefonici multilingue? Per un'agenzia di viaggi in Belgio, il multilinguismo è spesso consigliato. Si assicuri almeno una chiara scelta tra olandese e francese. In questo modo, ogni viaggiatore si sentirà immediatamente compreso nella sua lingua per domande urgenti.

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