Script telefonici per un'agenzia di recruitment: 5 passi cruciali

Script telefonici per un'agenzia di recruiting: 5 passaggi per fidelizzare i candidati

Un candidato di talento, dopo settimane di indecisione, si decide e chiama il Suo ufficio, ma si imbatte in un menu telefonico freddo e balbettante, registrato da uno stagista frettoloso. Buoni script telefonici per un'agenzia di recruiting fanno la differenza tra un contatto caloroso e un chiamante che riattacca subito e si rivolge alla concorrenza. La domanda scomoda che poche agenzie di recruiting si pongono è: il Suo messaggio di benvenuto telefonico allontana forse i profili migliori? Di seguito, analizziamo 5 semplici passaggi per rendere questa comunicazione fluida e umana.

1. Scelga un benvenuto accessibile

Un messaggio di benvenuto per il recruiting è un messaggio vocale iniziale che rassicura immediatamente chi chiama e chiarisce chi ha al telefono. Invece di un annuncio distaccato che tutte le linee sono occupate, un candidato preferisce sentire che la Sua chiamata è importante. Nello studio, noto spesso che le aziende tendono a diventare troppo formali non appena hanno un microfono davanti. Per il recruiting, questo approccio rigido è controproducente. Candidarsi è già abbastanza stressante; un tono aperto e tranquillo elimina subito la tensione.

2. Mantenga il menu telefonico breve e mirato

Niente allontana un chiamante più velocemente di un menu telefonico con sette ramificazioni in cui l'opzione giusta si trova solo alla fine. Soprattutto nel settore del lavoro temporaneo e della selezione, Lei vorrà separare nettamente due flussi: aziende che cercano talenti e candidati che cercano lavoro. Limiti quindi il Suo menu principale a un massimo di tre percorsi chiari:

• Prema 1 se Lei è alla ricerca di una nuova sfida o opportunità di lavoro.
• Prema 2 se Lei, come datore di lavoro, desidera segnalare o discutere una posizione.
• Rimanga in linea per tutte le Sue domande amministrative relative a buste paga o contratti.

Grazie a questa suddivisione chiara, ogni chiamante viene indirizzato immediatamente al consulente giusto, senza frustrazioni preliminari.

3. Fornisca istruzioni chiare fuori orario d'ufficio

I candidati cercano spesso un nuovo lavoro al di fuori del loro orario lavorativo, di solito la mattina presto o dopo le cinque del pomeriggio. Un messaggio di segreteria telefonica fuori orario d'ufficio non dovrebbe quindi essere un vicolo cieco. Indichi quando sarà di nuovo disponibile, ma soprattutto offra un'alternativa. Faccia riferimento, con cortesia, alla possibilità di lasciare un curriculum online o di registrare un messaggio. Se un doppiatore registra quel messaggio in modo piatto o disinteressato, chi chiama non si sentirà ascoltato. Il mio consiglio da regista per questi testi: si assicuri che la voce si alzi amichevolmente alla fine della frase invece di calare, in modo che chi chiama senta l'invito ad agire.

4. Eviti gergo e titoli di funzione interni

Nel recruiting e nella selezione, i termini tecnici Le volano talvolta intorno alle orecchie. Parole come 'sourcing specialist', 'onboarding flow' o codici interni di pratica non significano assolutamente nulla per chi chiama. Scriva sempre i Suoi script dal punto di vista della persona che telefona. Un chiamante fiammingo pragmatico vuole semplicemente sapere chi può aiutarlo con un lavoro come saldatore, contabile o project manager. Se il Suo linguaggio rimane chiaro e riconoscibile, questo ispira fiducia sia nei neofiti che nei professionisti della direzione esperti.

5. Lavori con una voce coerente per tutte le Sue sedi

Se un'agenzia ha più uffici, il centralino spesso suona diversamente in ogni città. Una sede ha un telefono cellulare deviato, l'altra usa una voce computerizzata. Questa frammentazione appare disordinata. Facendo registrare centralmente tutti i Suoi messaggi telefonici da una voce professionale fissa, come le nostre voci Sen o Kristien per le Fiandre, Lei crea un'identità riconoscibile e affidabile. Da oltre 4200 progetti consegnati, emerge sempre che la coerenza nel suono e nel tono rafforza l'immagine professionale di un'organizzazione.

Domande frequenti

Quanto dovrebbe durare un messaggio di benvenuto per un'agenzia di reclutamento?

Idealmente, mantenga il messaggio di benvenuto sotto i venti secondi. I chiamanti desiderano essere assistiti rapidamente; dia loro la conferma necessaria in poche frasi e li guidi senza problemi al consulente giusto.

È meglio usare una voce maschile o femminile per la telefonia?

Questo dipende dall'emozione che desidera trasmettere. Molte agenzie di reclutamento scelgono una voce calda e accessibile che ispiri fiducia. Sia le voci maschili che quelle femminili funzionano in modo eccellente, purché il suono sia naturale, calmo ed empatico.

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